Veri İşleme Sözleşmesi

1. Taraflar ve Konu

Bu Veri İşleme Sözleşmesi ("Sözleşme"), AGENTSUP yazılımını kullanan emlak ofisi ("Ofis") ile yazılımı sağlayan Altai Digital (Hollanda ticaret sicili KvK 86442988, Meldedonk 11, 3206 BG Spijkenisse, Hollanda) arasında yapılmıştır ve Kullanım Şartları’nın ekidir.

Ofis, AGENTSUP’a girdiği ve AGENTSUP aracılığıyla topladığı kişisel veriler için veri sorumlusudur. Altai Digital bu verileri Ofis adına ve Ofis’in talimatıyla işler; veri işleyendir. Sözleşme, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun ("KVKK") 12. maddesi ile Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü’nün ("GDPR") 28. maddesi kapsamındaki veri işleme koşullarını düzenler.

2. İşlemenin Kapsamı

• Konu ve süre: AGENTSUP hizmetinin sunulması; abonelik süresince.
• Nitelik ve amaç: kayıt, saklama, düzenleme, arama, eşleştirme, mesajlaşma, belge üretimi, yapay zekâ destekli metin üretimi ve hataların giderilmesi.
• İlgili kişi grupları: Ofis’in müşterileri ve müşteri adayları (alıcı, satıcı, kiracı, mülk sahibi), Ofis çalışanları ve danışmanları, Ofis’in iş ortakları.
• Veri kategorileri: kimlik (ad, soyad; e-imza akışında T.C. kimlik numarası), iletişim (telefon, e-posta, adres), müşteri işlemi (talep, bütçe, görüşme notu, randevu, teklif, sözleşme), mülk ve konum bilgisi, finans (fiyat, komisyon), mesaj içerikleri, görsel ve işitsel kayıtlar (fotoğraf, ses kaydı), işlem güvenliği (oturum, IP adresi).
• Özel nitelikli kişisel veri: hizmet bu verilerin işlenmesi için tasarlanmamıştır. Ofis, özel nitelikli kişisel veri (örneğin eski tip kimlik kartı görüntüsündeki din ve kan grubu bilgisi ya da sağlık bilgisi) yüklememeyi kabul eder.

3. Ofis’in Talimatıyla İşleme

Altai Digital kişisel verileri yalnız Ofis’in belgelenmiş talimatıyla işler. Kullanım Şartları, bu Sözleşme ve Ofis’in yazılımda yaptığı ayar ve işlemler Ofis’in talimatıdır. Bir talimatın mevzuata aykırı olduğunu düşünürse Altai Digital Ofis’i gecikmeden bilgilendirir. Altai Digital verileri kendi amaçları için kullanmaz, satmaz ve reklam amacıyla işlemez.

4. Gizlilik

Verilere erişen Altai Digital çalışanları ve Altai Digital’in yetkilendirdiği kişiler gizlilik yükümlülüğü altındadır. Erişim, işin gerektirdiği kişi ve kapsamla sınırlıdır. Destek ve hata giderme amaçlı inceleme Kullanım Şartları’nın 9. maddesindeki güvencelerle yapılır.

5. Güvenlik Tedbirleri

• Her ofisin verisi ofis kimliğiyle ayrılır; erişim hem veritabanı kurallarıyla hem uygulama denetimleriyle sınırlanır.
• Veri iletimde şifrelenir (TLS); veritabanı sağlayıcısında şifreli olarak saklanır.
• Ofis’in bağladığı yapay zekâ hesabı anahtarı şifrelenerek saklanır.
• Yönetim ekranına iki adımlı kimlik doğrulamayla girilir; her inceleme kayıt altına alınır.
• İşlem ve denetim kayıtları tutulur; istek hızları sınırlanır.
• Saklama süresi dolan veriler imha edilir ya da anonim hâle getirilir.
• Yapay zekâ asistanının dışarıya giden her işlemi Ofis’in onayına bağlıdır.

6. Alt İşleyenler

Ofis, alt işleyenler sayfasında adı geçen şirketlere genel yetki verir. Altai Digital yeni bir alt işleyen eklemeden ya da birini değiştirmeden en az 30 gün önce Ofis’e e-posta ve panel bildirimiyle haber verir. Ofis bu süre içinde gerekçesini yazarak itiraz edebilir; itiraz çözülemezse Ofis aboneliğini cezasız sona erdirebilir.

Altai Digital her alt işleyenle bu Sözleşmedekilere eşdeğer koruma sağlayan yazılı bir sözleşme yapar ve alt işleyenlerin yükümlülüklerinden Ofis’e karşı sorumludur. Ofis kendi yapay zekâ hesabını bağlarsa, o hesap üzerinden yapılan işleme Ofis ile ilgili sağlayıcı arasındaki sözleşmeye tabidir.

7. Yurt Dışına Aktarım

Altai Digital Hollanda’dadır ve alt işleyenlerin tamamı Türkiye dışındadır. KVKK bakımından aktarımın dayanağı, KVKK’nın 9. maddesi uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun yayımladığı "Veri Sorumlusundan Veri İşleyene" standart sözleşmesidir. Standart sözleşmenin metni yurt dışı aktarım sözleşmesi sayfasındadır ve bu Sözleşmenin ekidir; Ofis bu Sözleşmeyi kabul ederek onu da kabul eder. Standart sözleşme ile bu Sözleşme çelişirse standart sözleşme uygulanır.

GDPR bakımından, Altai Digital’in hizmet kapsamında verileri Türkiye’deki Ofis’e iletmesi, Avrupa Komisyonu’nun 2021/914 sayılı kararıyla kabul edilen standart sözleşme maddelerinin dördüncü modülüne (veri işleyenden veri sorumlusuna) tabidir. Taraflar bu maddeleri bu Sözleşmeye atıfla kabul eder.

8. İlgili Kişi Talepleri

Altai Digital, ilgili kişiden doğrudan aldığı talebi gecikmeden Ofis’e iletir ve Ofis yetki vermedikçe talebi kendisi sonuçlandırmaz. Ofis’in KVKK’nın 11. maddesindeki talepleri yanıtlayabilmesi için yazılımda dışa aktarma, düzeltme ve silme araçları sunar; gerektiğinde ek yardım sağlar.

9. Veri İhlali

Altai Digital, Ofis’in verilerini etkileyen bir ihlali öğrendiğinde Ofis’e gecikmeden ve en geç 48 saat içinde bildirir. Bildirimde ihlalin niteliği, etkilenen veri ve kişi grupları, muhtemel sonuçları ve alınan tedbirler yer alır. Bilgilerin tamamı aynı anda verilemiyorsa aşamalı olarak verilir. Amaç, Ofis’in Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na süresi içinde bildirim yapabilmesidir.

10. Bilgi ve Denetim

Altai Digital, bu Sözleşmeye uyumu gösteren bilgi ve belgeleri talep üzerine Ofis’e sağlar. Ofis yılda bir kez, en az 30 gün önceden yazılı bildirimle, kendisi ya da bağımsız bir denetçi aracılığıyla denetim isteyebilir. Denetim, Altai Digital’in diğer müşterilerinin verilerinin gizliliğini bozmayacak biçimde yapılır.

11. Sözleşmenin Sona Ermesi

Abonelik sona erdiğinde Ofis verilerini yazılımdan dışa aktarabilir. Altai Digital, Ofis’in talebi üzerine kişisel verileri 30 gün içinde siler; talep olmazsa aboneliğin bitiminden sonra en geç 180 gün içinde siler ya da anonim hâle getirir. Mevzuatın saklamayı zorunlu kıldığı kayıtlar (örneğin fatura kayıtları) bu süreden sonra yalnız o amaçla saklanır. Altai Digital silmeyi talep üzerine yazılı olarak doğrular.

12. Sorumluluk ve Öncelik

Tarafların sorumluluğu Kullanım Şartları’ndaki sınırlara tabidir; KVKK ve GDPR’ın emredici hükümleri ile ilgili kişilere karşı sorumluluk saklıdır. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin konularda bu Sözleşme ile Kullanım Şartları çelişirse bu Sözleşme uygulanır.

13. Yürürlük ve Değişiklik

Sözleşme, Ofis yetkilisinin kayıtta ya da panelde kabul etmesiyle yürürlüğe girer ve abonelik süresince geçerlidir. Kabul; tarih, saat, kabul eden kullanıcı ve sürümle birlikte kayıt altına alınır. Altai Digital bu Sözleşmedeki değişiklikleri en az 30 gün önceden bildirir; yeni sürüm panelde yeniden kabul edilir.

14. İletişim

Bu Sözleşmeyle ilgili sorular ve bildirimler için: info@altai.digital